Extranet-Anpassungen im Rahmen der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO)

Um das hagebau Extranet EU-DSGVO konform zu gestalten, werden ab dem 13.07.2018 im Extranet umfangreiche Änderungen in Kraft treten.

Auflistung der Anpassungen

• Die Datenschutzhinweise und Nutzungsbedingungen werden aktualisiert.
• Die bisherigen Newsletter-Einstellungen werden nicht mehr gültig sein.
• Der Prozess der Selbstregistrierung wird angepasst.
• Der Prozess der ersten Anmeldung wird umfangreich geändert.
  • Akzeptieren der Nutzungsbedingungen
  • Auswahl der gewünschten Newsletter aus dem Extranet
  • Abgabe der Einverständniserklärung zur Datenweitergabe an externe Dienstleister
• Die Profileinstellungen werden überarbeitet
  • Aus-/Abwahl der gewünschten Newsletter
  • Abgabe/Widerruf der Einverständnis zur Datenweitergabe an externe Dienstleister
• Alle bereits aktiven Nutzer werden zurückgesetzt, so dass jeder den Prozess der ersten Anmeldung durchlaufen muss.
• Jeder Nutzer muss ein Double Opt-in Verfahren durchlaufen, wenn er Newsletter aus dem Extranet erhalten möchte.
• Es werden Vorschaltseiten für die externen Dienstleister eingerichtet, die angezeigt werden, wenn ein Nutzer sein Einverständnis zur Weitergabe seiner Daten an den jeweiligen externen Dienstleister nicht gegeben hat.
• Nutzer werden nach einer Frist von 31 Tagen nach der Selbstregistrierung automatisch gelöscht, wenn durch den Administrator keine Freischaltung erfolgt ist.
• Nutzer, die sich 31 Tage nach Erhalt der Zugangsdaten noch nicht eingeloggt haben, werden gelöscht.
  • Ab sofort sind Nutzerlöschungen im Extranet möglich

Auswirkungen für Sie als Extranet-Nutzer

Wie in der Auflistung beschrieben, werden alle Nutzer im Extranet zurückgesetzt und müssen den Anmeldeprozess (Bestätigen der Nutzungsbedingungen, Auswahl der Newsletter, Zustimmung zur Weitergabe Ihrer Daten an externe Dienstleister) erneut durchlaufen.

Bevor Sie diesen Prozess nicht abgeschlossen haben, können Sie sich weder ins Extranet einloggen, noch erhalten Sie Newsletter aus dem Extranet.

Der neue Anmeldeprozess

Der neue Anmeldeprozess besteht aus folgenden vier Teilen.

1. Bestätigung der Nutzungsbedingungen
Hier werden Ihnen die aktuellen Nutzungsbedingungen angezeigt.

Sie können die Kenntnisnahme und Akzeptanz des Textes durch Auswahl der Checkbox „Ich habe die Nutzungsbedingungen gelesen und akzeptiert“ bestätigen. Danach haben Sie die Möglichkeit, auf den Weiter-Button zu klicken.

2. Auswahl der Newsletter
Hier werden Ihnen die für Sie angebotenen Newsletter angezeigt. Die Auswahl der Newsletter ist abhängig davon, wie Sie als Nutzer im Extranet verberechtigt sind.

Sie können Sie die Newsletter, welche Sie zukünftig aus dem Extranet erhalten auswählen, indem Sie die Checkbox vor dem jeweiligen Newsletter markieren.
Sollten Sie keinen Newsletter auswählen und markieren, werden Sie keine Info-Mail aus dem System erhalten.
Wenn Sie Ihre Auswahl getroffen haben oder keinen Newsletter bestellen möchten, klicken Sie auf den Weiter-Button

Alle hier getätigten Einstellungen können Sie nach Abschluss des Anmeldeprozesses in Ihren Profileinstellungen nachträglich ändern.

3. Zustimmung zur Weitergabe ihrer Daten an externe Dienstleister
Hier werden Ihnen die für Sie zur Verfügung stehenden externen Dienstleister angezeigt. Die Auswahl der Dienstleister ist abhängig davon, wie Sie als Nutzer im Extranet verberechtigt sind.

Wählen Sie die Dienstleister aus, bei welchen Sie mit der Weitergabe Ihrer Daten einverstanden sind, indem Sie die Checkbox vor dem jeweiligen Dienstleister markieren und auf den Weiter-Button klicken.
Die Übermittlung der Daten dient dazu, Ihnen später einen nahtlosen Login aus dem Extranet heraus bei der Software dieses Dienstleisters zu ermöglichen.
Ohne Ihr Einverständnis ist eine Nutzung der Software des externen Dienstleisters nicht möglich.

Alle hier getätigten Einstellungen können Sie nach Abschluss des Anmeldeprozesses in Ihren Profileinstellungen nachträglich ändern.

4. Zusammenfassung und Abschluss des Anmeldeprozesses
Am Ende des Anmeldeprozesses werden Ihnen alle getätigten Einstellungen in Listenform angezeigt.

Sie können nun durch Klicken des Zurück-Buttons die jeweils vorangegangene Seite aufrufen und dort Ihre Einstellungen ändern oder durch Klicken des Abschicken-Buttons den Anmeldeprozess mit den auf dieser Seite angezeigten Einstellungen beenden.

Nachdem Sie den Abschicken-Button geklickt haben, erhalten Sie Zugang zum Extranet.

Die Opt-in E-Mail

Nach dem Abschluss des Anmeldeprozesses erhalten Sie eine E-Mail, wenn Sie mindestens einen Newsletter ausgewählt haben. In dieser E-Mail werden Sie gebeten, Ihre Newsletter-Auswahl zu bestätigen.

Nachdem Sie auf den Bestätigungslink geklickt und somit Ihre Newsletter Auswahl bestätigt haben, erhalten Sie wieder Newsletter aus dem Extranet.